Los responsables de las Pymes no tenemos por que ser expertos en informática y sistemas. Sin embargo la forma en que nos ocupamos de un proceso de implementación de BI tiene un valor decisivo tanto en su éxito como en su fracaso.
Tomar en consideración las siguientes tres claves nos va a ayudar a obtener el máximo rendimiento y utilidad cuando nos decidimos a invertir en una aplicación de BI.
1. Antes de iniciar la implementación, debemos repensar en toda la información fundamental que necesitamos para dirigir nuestro negocio.
Conseguiremos así no limitarnos a los campos existentes en nuestras bases de datos y que el desarrollador pueda considerar opciones para incluir la información necesaria pero que no está disponible en nuestros sistemas. Decidir que información es fundamental no es "quererlo todo", sino saber de toda la maraña de información que generamos y manejamos la que de verdad nos ayuda a dirigir la empresa. Esta información fundamental cambiará a lo largo del tiempo y será necesario ajustar el BI al menos una vez al año, o cada vez que cambien de modo relevante la estrategia o el entorno.
2. Antes y durante la implementación mantener una efectiva comunicación con el desarrollador.
Las aplicaciones de BI contribuyen definitivamente a ahorros de tiempo y mejoras en la calidad y puntualidad de la información, pero en mi opinión su mayor aportación es a la estrategia y a la implantación de un liderazgo efectivo del Director General, si bien esto lo más difícil de conseguir. Conseguirlo requiere que el desarrollador entienda muy bien las necesidades, (ya que normalmente tampoco será un experto en estrategia y liderazgo), y esa información solo puede transmitirla el Director General. Por supuesto, es posible ajustar el BI después de la implementación, pero se pierde entonces esta capacidad de apoyar la implantación del liderazgo de la Dirección General.
También es importante recordar que las implementaciones de BI pueden poner negro sobre blanco las deficiencias de información de nuestros sistemas, pero esto no significa que las puedan solucionar.
3. Durante la implementación, controlar todas las demandas y requerimientos de los responsables de los departamentos o áreas.
En muchos casos, incluso a veces de manera bienintencionada, se plantean requerimientos tan ambiciosos que pueden llevar a la parálisis del proyecto; incluso si el proyecto sale adelante, se generan insatisfacciones y reticencias que comprometen la obtención del máximo rendimiento de la aplicación. En otros casos, se piden requerimientos concretos que para el responsable de departamento son necesarios pero que no están alineados con la estrategia de la compañía. El poder conocer y decidir sobre estas demandas permite a la Dirección General, (sobre todo si ha hecho los deberes de la clave "1" arriba expuesta), controlar el proceso para que sirva a sus fines.
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